Techniki planowania wspierające metodyke PRINCE2 - Zespół Zarządzania Projektem

Aby rozpocząć projekt musi istnieć potrzeba biznesowa. Zanim zostanie wykonana jakakolwiek praca, lub przydzielone jakiekolwiek zasoby, powinna być znana odpowiedź na pytanie: „czy ten projekt jest wykonalny i opłacalny, a ryzyko z nim związane jest akceptowalne?” Proces przygotowanie projektu jest pierwszym procesem metodyki PRINCE2. Projekt rozpoczyna się w momencie kiedy ten proces został przeprowadzony i Komitet Sterujący zatwierdził zainicjowanie projektu (w podprocesie zezwolenie na zainicjowanie projektu ZS1).

Bardzo istotnym w projekcie jest określenie struktury zależności osób zaangażowanych w projekt (identyfikacja ścieżek komunikacji i raportowania w projekcie), oraz wyznaczenie ich zakresów odpowiedzialności. Każda jednostka musi znać i akceptować swoją rolę w projekcie. Wszystkie role zdefiniowane przez metodykę PRINCE2 muszą być przypisane do jednej z osób biorących udział w projekcie. Odpowiedzialności mogą być skalowane, jedna osoba może pełnić kilka ról, w zależności od potrzeb danego projektu. Struktura zespołu zarządzania projektem jest czteropoziomowa, składa się ona z kierownictwa firmy lub programu, komitetu sterującego, kierownika projektu oraz kierowników zespołów technicznych.

Struktura organizacyjna definiuje role i odpowiedzialności osób zarządzających i realizujących projekt. Zależności pomiędzy tymi rolami można w łatwy sposób przedstawić na hierarchicznym diagramie struktury organizacyjnej.

Na przedstawionym rysunku zaprezentowane są role proponowane przez metodykę PRINCE2, dodatkowo powinny się tam znaleźć wszelkie role specyficzne dla danego projektu. Diagram ten powinny uzupełniać opisy stanowisk, precyzujące odpowiedzialność, cele, uprawnienia decyzyjne, umiejętności, wiedzę i doświadczenie potrzebne dla pełnienia danej roli w organizacji projektu.

Metodyka opisuje wzorcowe role i zakresy odpowiedzialności w projekcie, jednak zaleca dostosowanie ich do specyfiki konkretnego projektu. Wskazane jest uzgodnienie opisu ról z osobami, które będą je pełnić oraz dopasowanie jednostek do ról bazując na ich kompetencjach i profilu psychologiczno - społecznym.

Obowiązkowymi rolami w projekcie są: komitet sterujący i kierownik projektu. Role opcjonalne to: zespoły techniczne, kierownicy zespołów technicznych, nadzór projektu, wsparcie projektu, biuro zarządzania projektami.

Zakres odpowiedzialności poszczególnych ról:

• Komitet sterujący – Składa się co najmniej z przewodniczącego komitetu sterującego. Mogą być również wyróżnione role głównego użytkownika oraz głównego dostawcy. Jest to organ 3-7 osobowy, złożony z przedstawicieli klienta i dostawcy. Podejmuje decyzje strategiczne, na zasadzie konsensusu a nie głosowania, decydujący głos ma przewodniczący komitetu sterującego. Komitet sterujący posiada całkowitą i ostateczną odpowiedzialność za wyniki projektu. Ma uprawnienia do przydziału zasobów i inicjowania dalszych prac.
• Kierownik projektu – Jego główną odpowiedzialnością jest zapewnienie że projekt zrealizuje wymagane produkty o wymaganej jakości w założonym czasie i kosztach. Podejmuje decyzje taktyczne i operacyjne, do jego obowiązków należy wytwarzanie produktów zarządczych. Osoba ta organizuje projekt: planuje, ustala standardy i zasady, kontroluje i koordynuje prace. Kierownik projektu raportuje komitetowi sterującego.
• Nadzór projektu – Zajmuje się weryfikacją produktów projektu, a także weryfikacją harmonogramu, budżetu, ryzyka oraz uzasadnienia biznesowego projektu. Musi on być niezależny od kierownika projektu, więc żadne z tych obowiązków nie mogą być oddelegowane kierownikowi projektu.
• Zespoły techniczne (wraz z kierownikami) – Wykonują produkty specjalistyczne. Kierownicy zespołów technicznych potrzebni są między innymi w projektach o dużej wielkości, realizowanych w kilku lokacjach geograficznych lub gdy do zarządzania wytwarzaniem produktów wymagane są szczególne umiejętności czy wiedza. Kierownik zespołu technicznego raportuje kierownikowi projektu.
• Wsparcie projektu – Ma za zadanie administracyjną pomoc dla kierownika projektu i kierowników zespołów technicznych. Jedną z funkcji które powinny być rozważone jest zarządzanie konfiguracją. Osoba zajmująca się tym zagadnieniem sprawuje kontrolę nad przechowywaniem wszelkich produktów projektowych.
• Biuro zarządzania projektami – Pełni funkcję doradczą. Zarządza wiedzą historyczną o projektach zrealizowanych i zaniechanych. Dostarcza narzędzi do zarządzania projektami. Do jego zadań należy koordynacja projektów ze strategią firmy, a także zarządzanie programami lub portfelem projektów.

Odpowiedzialności członków zespołu które wymagają szczegółowego opisu mogą być przedstawione w formacie tekstowym. Zwykle dokument taki zawiera informacje takie jak odpowiedzialność, uprawnienia decyzyjne, kompetencje i kwalifikacje. Dokumenty te mogą mieć być opisem stanowiska, bądź formularzem rola – odpowiedzialność - uprawnienia decyzyjne.

Komitet sterujący może uruchomić projekt tylko wtedy, kiedy przekonany jest o jego opłacalności. Dlatego muszą zostać zebrane informacje, które będą wykorzystane przy podjęciu decyzji o zainicjowaniu projektu. Zewnętrznym czynnikiem wyzwalającym pracę nad projektem jest dokument zarządczy Zlecenie opracowania podstawowych założeń projektu (Project Mandate). W tym podprocesie zostaje on rozszerzony do dokumentu zarządczego Podstawowe założenia projektu  (Project Brief). Celem przygotowania założeń projektu jest:

• ustalenie wymagań jakościowych klienta
• ustalenie kryteriów akceptacji dla projektu
• wstępne zidentyfikowanie ryzyk projektu
• potwierdzenie istnienia potrzeby biznesowej zawartej w zleceniu opracowania podstawowych założeń projektu

Podstawowe założenia projektu powinny zawierać informacje co powinno być zrobione, dlaczego (czyli jakie korzyści będą osiągnięte), kto powinien być zaangażowany w proces, oraz jak i kiedy prace mają być wykonane [4].

Zalecana struktura dokumentu „Podstawowe założenia projektu”:

• Tło projektu
•  Cele projektu
• Zakres projektu i wyłączenia
• Produkty projektu
•  Ograniczenia projektu
• Interfejsy
• Uzasadnienie biznesowe
• Tolerancje projektu
• Wymagania jakościowe klienta
• Kryteria akceptacji
• Wstępna ocena ryzyka

Dokument ten ma zawierać pełne dane, na podstawie których Komitet Sterujący jest w stanie podjąć decyzję o uruchomieniu projektu. Poniżej zostaną opisane techniki pomocne w analizie informacji potrzebnych do stworzenia tego dokumentu. Następnie proces planowania (PL) przekształci wyniki analizy w praktyczny, operacyjny plan działań. Głównym zadaniem będzie zdefiniowanie produktów które mają być wytworzone w trakcie projektu, a później określenie działań koniecznych do wykonania wraz z potrzebnymi zasobami oraz określenie zależności pomiędzy nimi.

Pmanager - Usługi szkoleniowe z wartością dodaną