Techniki planowania wspierające metodykę PRINCE2 - Formuła realizacyjna projektu

Zanim rozpocznie się planowanie projektu, należy podjąć decyzję dotyczącą formuły realizacyjnej projektu. Metodyka PRINCE2 określa proces PP5, gdzie podczas Przygotowania Projektu powinna zostać okreslona jego formuła realizacyjna. Przykładowo, rozwiązaniem może być:

• zakup gotowego produktu
• wykonanie własnymi zasobami
•  zlecenie jednemu lub kilku dostawcom
• rozwój istniejącego rozwiązania
• wspólne przedsięwzięcie partnerskie lub joint venture
• główny dostawca z wieloma podwykonawcami

System dostarczania (wytwarzania lub pozyskiwania) produktów, powinien być uzasadniony uwarunkowaniami operacyjnymi, wykonalny przy użyciu założonej technologii, i mieścić się w ograniczeniach dotyczących czasu, budżetu i jakości.

Określenie formuły realizacyjnej jest poprzedzone:

• przyjęciem założeń projektu determinujących wykonalność i opłacalność
• identyfikacją najważniejszych zagrożeń
• określeniem niezbędnych kompetencji potrzebnych do wykonania prac

Analiza „wytworzyć czy kupić” jest techniką pozwalającą określić czy dany produkt lub usługa powinny być zrealizowane przez zespół projektowy, czy powinny być zamówione u zewnętrznego wykonawcy. Przy podejmowaniu tej decyzji, brane są pod uwagę wszelkie ograniczenia budżetu. Jeśli wybrana zostaje opcja „kupić”, wówczas rozstrzyga się czy bardziej opłacalny jest zakup czy wypożyczenie danego produktu. Analiza powinna brać pod uwagę zarówno koszty bezpośrednie (na przykład cena towaru bądź usługi) jak i pośrednie (zarządzanie procesem zakupu).

Różne typy kontraktów są mniej lub bardziej odpowiednie dla różnych typów zamówień. Typ zawartego kontraktu oraz specyficzne zapisy i warunki umowy wyznaczają poziom ryzyka, które podejmuje kupujący i sprzedający. Kontrakty ogólnie można podzielić na trzy szerokie kategorie:

• Umowa z ustaloną ceną lub jednorazową wypłatą (fixed-price, lump-sum contracts), zawierająca ustaloną łączną cenę produktu. Najprostszą formą takiego kontraktu jest umowa zakupu określonego produktu, który ma być dostarczony w zdefiniowanym czasie i po określonej cenie. Ten typ kontraktu wybierany jest gdy produkt jest dobrze zdefiniowany, w zakresie funkcjonalności jak i ceny, zatem zarówno sprzedający i kupujący ponoszą małe ryzyko.
• Umowa z refundowanym kosztem (cost reimbursable contracts), obejmująca zapłatę sprzedającemu według kosztów rzeczywistych, wraz z dodatkowym wynagrodzeniem stanowiącym zwykle zysk sprzedającego. Koszty są zwykle klasyfikowane jako bezpośrednie i pośrednie. Wyróżnia się trzy zasadnicze typy umów z refundowanym kosztem: sprzedawca otrzymuje zwrot dopuszczalnych kosztów za wykonanie kontraktu i honorarium obliczone jako określony procent kosztów (honorarium zależy od wysokości rzeczywistych kosztów), sprzedawca otrzymuje zwrot dopuszczalnych kosztów za wykonanie kontraktu i stałe, określone honorarium obliczone jako określony procent zakładanych kosztów (honorarium nie zależy od wysokości rzeczywistych kosztów, o ile nie zmieni się zakres projektu),  sprzedawca otrzymuje zwrot dopuszczalnych kosztów za wykonanie kontraktu i określonego honorarium w postaci premii, przyznawanego na podstawie osiągnięcia ustalonych celów wydajnościowych zapisanych w kontrakcie.
•  Umowy czasowo - materiałowe (time and material contracts), hybrydy umowy z ustaloną ceną i z refundowanym kosztem. Całkowita wartość umowy i ilość dostarczanych artykułów nie jest zdefiniowana przez kupującego w momencie podpisywania umowy, więc wartość takiego kontraktu może rosnąć, podobnie jak przy umowach z refundowanym kosztem. Natomiast rozliczenia dokonywane są z reguły na podstawie ustalonych przez kupującego i sprzedającego stawek za jednostkę pracy, np. dla określonego stanowiska.

Pmanager - Usługi szkoleniowe z wartością dodaną