Techniki planowania wspierające metodykę PRINCE2 - Analiza środowiska projektu

W celu określenia pożądanej sytuacji w przyszłości oraz sposobu jej uzyskania, należy przeprowadzić analizę otocznia projektu, jego udziałowców, celów projektu oraz strategii ich osiągnięcia. Analiza środowiska projektu powinna stanowić jeden z pierwszych elementów procesu przygotowania projektu. Środowisko (otoczenie) projektu definiuje się jako kontekst, w jakim projekt powstaje, jest wprowadzany w życie oraz który wpływa na projekt lub jest przez niego ograniczony. Projekt jest pod wpływem otoczenia i wpływa na otoczenie. Jego analiza ułatwia zidentyfikowanie udziałowców projektu, cele projektu oraz ryzyka.

Środowisko projektu powinno być zarządzane jako element zarządzania ryzykiem projektu. Do otoczenia bliższego (wewnętrznego) projektu można zaliczyć między innymi: udziałowców firmy, wydziały funkcjonalne, zainteresowanych pracowników, zespoły realizacyjne, zespół zarządzania projektem, kierownika projektu, związki zawodowe, zarząd firmy, misję, strategię, wartości organizacji, status firmy, kulturę organizacji, strukturę organizacyjną.


Natomiast otoczenie dalsze (zewnętrzne) projektu to: firmy partnerskie, klienci, dostawcy, konkurenci, zewnętrzni konsultanci, mieszkańcy, organizacje branżowe, organizacje pozarządowe, instytucje publiczne, rząd, samorząd lokalny, instytucje finansowe, firmy kapitałowe. Do dalszego otoczenia zaliczane są także istniejące uwarunkowania prawne, dostęp do technologii, uwarunkowania polityczne, uwarunkowania geograficzne, uwarunkowania gospodarcze, uwarunkowania społeczne, sytuacja rynkowa czy uwarunkowania kulturowe. Składniki środowiska mogą pozytywnie lub negatywnie wpływać na projekt. Celem analizy jest określenie zależności projektu od otoczenia, oraz identyfikacja szans i zagrożeń dla projektu.

Osoby i organizacje, takie jak klienci, inwestorzy, sponsorzy, użytkownicy końcowi, którzy są czynnie zaangażowani w projekt, lub na których interesy realizacja czy zakończenie projektu może pozytywnie lub negatywnie wpływać, to udziałowcy projektu. Udziałowcy projektu mogą wywierać wpływ na projekt i jego produkty.

Analiza udziałowców projektu identyfikuje wpływ i nastawienie poszczególnych udziałowców oraz dokumentuje ich cele, potrzeby i oczekiwania. Podczas analizy dokonywana jest następnie selekcja, ustalenie priorytetów i ilościowe przedstawienie celów, potrzeb i oczekiwań, w celu stworzenia wymagań. Oczekiwania których nie można przedstawić liczbowo, takie jak satysfakcja klienta, są subiektywne i pociągają za sobą wysokie ryzyko pełnego spełnienia. Interesy każdej z grup powinny być udokumentowane korzystając z technik dyskusji i wywiadu (ankiety, raporty, statystyki).

Mapa udziałowców pomaga sklasyfikować udziałowców projektu, poprzez przedstawienie zależności wpływu na projekt oraz nastawienia do niego. Dzięki niej można zidentyfikować sojuszników projektu, oraz osoby, które stanowią zagrożenie dla projektu. Udziałowcy o dużym wpływie i dobrym nastawieniu to zwolennicy projektu, natomiast ci o dużym wpływie lecz złym nastawieniu, to jego przeciwnicy.

• Kategoria I – Złe nastawienie, Duży wpływ (przeciwnicy projektu)
• Kategoria II – Dobre nastawienie, Duży wpływ (zwolennicy projektu)
• Kategoria III – Dobre nastawienie, Mały wpływ
• Kategoria IV – Złe nastawienie, Mały wpływ

Po stworzeniu mapy, dalsza analiza polega na określeniu możliwości wpływania na udziałowców (wpływ bezpośredni, pośredni, całkowity brak wpływu), strategii zarządzania udziałowcami (partnerstwo z osobami kompetentnymi, które mają wpływ na projekt, negocjacje i zarządzanie konfliktami z przeciwnikami projektu, którzy mają duży wpływ na projekt, lub dominacja, nad osobami które nie mają znaczącego wpływu). Analiza pozwala również na zdefiniowanie konsekwencji i wniosków dla projektu, na przykład stopnia możliwości współpracy lub konfliktu z danym udziałowcem.

W celu przeprowadzenia analizy udziałowców warto skorzystać z następującej tabeli:

Pmanager - Usługi szkoleniowe z wartością dodaną