Systemy Project Portfolio Management: jeden rozmiar nie jest dla wszystkich

StrictWise sp. z o.o.
http://www.StrictWise.com

Narzędziami, używanymi do zarządzania i optymalizacji inwestycji, są tak zwane PPM-y, czyli systemy Project Portfolio Management. Właściwy wybór i wdrożenie tego narzędzia bądź optymalizacja posiadanego już systemu może zadecydować o tym, czy firma przegra czy wygra na kryzysie.

Narzędzia informatyczne klasy Project Portfolio Management, wdrażane są głównie w firmach, w których realizacja projektów lub wspieranie działalności operacyjnej poprzez projekty stanowi podstawę ich funkcjonowania. PPM-y pozwalają monitorować i analizować efektywność oraz zawartość portfela wszystkich realizowanych i planowanych projektów. Prawidłowo dobrane i odpowiednio wdrożone narzędzie znacznie poprawi takie elementy jak zarządzanie ryzykiem, kontrola poziomu wydatków, a także kontrola nad alokacją i wykorzystaniem zasobów. Już samo usprawnienie zarządzania zasobami kadrowymi (kierowanie ludzi do projektów, w których są w danej chwili najbardziej potrzebni) może firmie zatrudniającej kilkaset osób przynieść rocznie setki tysięcy złotych oszczędności i zysków.

Widać jednak wyraźnie, że część organizacji, które już posiadają narzędzia do wspierania zarządzania projektami, z różnych powodów nie wykorzystuje tych narzędzi w pełni. Wykorzystywane są zaledwie w nikłym procencie. Zdarza się, że całe, warte kilkaset tysięcy złotych inwestycje (zakup licencji oraz proces wdrożeniowy to wydatek rzędu nawet kilku milionów złotych) trafiają na półkę. Dlaczego tak się dzieje? – Powodów jest kilka.

Już sam wybór narzędzia może sprawić wiele trudności. Klient nie zdaje sobie często sprawy, jak bardzo narzędzia PPM-owe mogą różnić się od siebie. Wbrew temu, do czego usiłują przekonać sprzedawcy oferujący systemy, różnice mogą być znaczące, czasem wręcz diametralnie. Jedne lepiej sprawdzają się w większych organizacjach, drugie w mniejszych. Inne PPM-y dedykowane są branżom takim jak IT, inne - branży budowlanej. Z punktu widzenia organizacji ważnym jest by narzędzia te wspierały specyficzny sposób funkcjonowania organizacji a nie wymuszały drastyczną jego zmianę.

Klientom często brak jest rozeznania, jak bardzo w ciągu zaledwie dziesięciu lat zmienił się rynek narzędzi PPM-owych. Jeszcze dekadę temu zarówno w Polsce, jak i na świecie rynek ten można było określić, jako mocno niedojrzały? Oferowanych produktów było niewiele, były one stosunkowo proste, a wysokie ceny stanowiły często barierę nie do pokonania. Skłaniało to firmy do eksperymentowania i poszukiwania własnych rozwiązań. Dziś podobne działania, zwłaszcza w okresie dekoniunktury, mogą skończyć się tragicznie, o czym przekonała się jedna z wiodących na polskim rynku firm telekomunikacyjnych. Firma ta ogromnym wysiłkiem finansowym i kadrowym rozbudowała posiadane już przez siebie narzędzie, tworząc potrzebny jej dodatek. Wkrótce okazało się, że na rynku dostępne było narzędzie, które dużo mniejszym kosztem mogło z powodzeniem spełnić ich wymagania generując jednocześnie niezauważaną do tej pory „wartość dodaną”.

Przeszkodą, na którą często natrafiają organizacje chcące wprowadzić systemy zarządzania projektami są wbudowane w narzędzia PPM-owe filozofie zarządzania. Wdrożenie takiego sztywnego systemu wymusza na kliencie przyjęcie lub dostosowanie się do filozofii, która jest czasem tak dalece różna, od tej stosowanej dotychczas w firmie, że w konsekwencją tych zmian może być długotrwały paraliż organizacyjny.

Tak się stało, gdy jeden z wiodących w Polsce banków zdecydował się na zakup i wdrożenie narzędzia, kierując się wyłącznie niższą ceną (narzędzie było tańsze od konkurencyjnych produktów o kilkaset tysięcy złotych), mimo że produkt w dużym stopniu był rozbieżny z wizją zarządzania, jaką miał ów bank. Zdecydowano się na dostosowanie procesów do narzędzia. Efektem było równoczesne wprowadzenie zbyt wielu zmian, co spowodowało szok informacyjny, który trwał niemal rok.

Mankamentem wdrażania systemu może okazać się także to, że dostawcy PPM-ów proponują klientowi gotowe rozwiązania, które tylko w niewielkim stopniu pozwalają na pełną realizację potrzeb organizacji. Z obserwacji rynku PPM-ów wynika, że dostawca będzie przekonywał swego potencjalnego klienta, iż narzędzie, które mu oferuje jest uniwersalne - jeden rozmiar dla każdego. Tak jednak nie jest. Cała filozofia prawidłowego doboru narzędzia polega na tym, żeby dobrać je w taki sposób, by procesy i strukturę organizacji zmienić w jak najmniejszym zakresie i jak najniższym kosztem. Niestety często klienci najpierw decydują się na zakup narzędzia, a dopiero potem porównują struktury.


Rysunek 1. Najczęściej spotykane, błędne podejście do wdrożeń narzędzi PPM. Źródło: Opracowanie własne

Przy wyborze systemu trzeba więc, nie tyle wybierać najpierw narzędzia, ale zdefiniować swoje potrzeby, a dopiero potem szukać kompromisu pomiędzy naszą zdolnością do przeprowadzenia zmian w strukturze zarządzania a tym, co oferuje rynek.


Rysunek 2. Proces optymalnego wdrażania systemów PPM. Źródło: Opracowanie własne.

Jedna z największych w Polsce firm telekomunikacyjnych bardzo wcześnie, bo w połowie lat 90., dostrzegła korzyści, jakie płyną z wprowadzenia zarządzania portfelem projektów. Za ogromne pieniądze kupiła bardzo zaawansowane, jak na owe czasy, narzędzie (koszt to około kilkaset  tysięcy złotych). Firma popełniła jednak błąd w trakcie procesu wdrożeniowego. Nie wprowadzono niezbędnych regulacji i zasad, kto i w jaki sposób ma z narzędzia tego korzystać. W efekcie żaden z pracowników nie wiedział, jakie dane powinien do systemu wprowadzać. W wyniku każdy robił to według własnego uznania. Jak łatwo się można domyślić, wprowadzane dane były bezużyteczne ze względu na bardzo złą jakość. Pracownicy, gdy tylko zauważyli, że dane te nie przedstawiają żadnej wartości, przestali z narzędzia korzystać i wrócili do starych, sprawdzonych, lecz znacznie mniej wydajnych systemów.

Innym problemem, na jaki często można się natknąć jest brak wiedzy o samym narzędziu. Najczęściej wynika to z tego, że kupując licencję, organizacja nie zostaje rzetelnie poinformowana o jego możliwościach. Przykładem takiej niewiedzy jest przypadek wiodącej grupy kapitałowo-ubezpieczeniowej, która chcąc usprawnić zarządzanie zasobami zdecydowała się na zakup Portfolio Management. Wcześniej firma – jak wiele innych organizacji – zarządzała projektami za pomocą bardzo skomplikowanych Exceli. Nie dość, że wymagały one ogromnych nakładów pracy, to nie zawsze dawały pożądany efekt. Kierujący pracami, aby mieć aktualne dane dotyczące tylko jednego projektu, musiał poświęcić na ich wprowadzanie od 4 do 8 godzin tygodniowo. Wkrótce okazało się, że firma posiada już narzędzie, dzięki któremu czas wprowadzania danych można skrócić do zaledwie kilku minut. Nie wiedziała jednak, w jaki sposób z niego skorzystać. Okazało się, że aby usprawnić pracę menedżerów wystarczyło kilka jedno - dwu godzinnych spotkanie w firmie konsultingowej oraz szkoleń. Jednakże nawet wybór właściwego narzędzia nie zagwarantuje nam sukcesu, gdy nie wiemy, w jaki sposób produkt wykorzystać do optymalizacji biznesu. Większość firmy, które zajmują się wdrożeniem narzędzi nie mają wiedzy na ten temat - ich rola ogranicza się jedynie do instalacji i konfiguracji narzędzia oraz szkoleń dla pracowników z technicznej obsługi. Firmy takie nie dostarczają najważniejszego – wiedzy w jaki sposób zoptymalizować proces biznesowy i powiązaną z nią kulturę organizacyjną aby zmaksymalizować efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Systemy klasy PPM są bardzo zaawansowanymi narzędziami pomagającymi w strategicznych obszarach zarządzania organizacją projektową. Optymalizują wykorzystanie zasobów oraz wspierają najwyższą kadrę zarządczą w wybieraniu tych najwartościowszych przedsięwzięć. Aby jednak korzyści te były osiągalne niezbędnym jest wdrożenie rozwiązania dostosowanego do procesów i sposobu funkcjonowania organizacji, a niewymuszającego na niej zmianę wypracowanych metod. Dlatego też wybierając narzędzia PPM należy pamiętać, że na rynku PPM nie ma rozwiązań uniwersalnych – jeden rozmiar nie jest dla wszystkich.

http://www.StrictWise.com