Sukces projektu innowacyjnego jako wynik skutecznego zarządzania ryzykiem cz III

Opracowanie sposobów reagowania na ryzyko

Po dokonaniu kwantyfikacji ryzyka należy opracować strategię neutralizowania jego skutków lub zapobiegania jego wystąpieniu.
W tabeli poniżej zestawiono planowane strategie działania, które będą podejmowane przez zespół projektowy dla wszystkich zadań o iloczynie prawdopodobieństwa i skutku większym/ równym 6:

Lp.	Nazwa etapu/ lub zadania	Zdarzenie	Planowane działania neutralizowania skutków wystąpienia ryzyka/ kategoria reakcji na ryzyko – aktywna wyprzedzająca
	ETAP PIERWSZY – wstępna ocena zakresu projektu		/td>
3*	przygotowanie raportu patentowego (skład jakościowy i/lub ilościowy produktu leczniczego, metoda jego wytwarzania, właściwości fizyko-chemiczne substancji czynnej, droga syntezy substancji czynnej, obszar geograficzny obowiązywania danego patentu)	- raport nie jest dostępny w uzgodnionym terminie- dane są niepełne	- zlecenie rozpoznania patentowego firmie zewnętrznej specjalizującej się w zagadnieniach dotyczących przemysłu farmaceutycznego- zlecenie poszukiwań danych literaturowych niezbędnych do opracowania raportu patentowego firmie zewnętrznej, natomiast ewaluacja zgromadzonych danych zostanie przeprowadzona wewnętrznie w organizacji przez specjalistę ds. własności intelektualnej - przydzielenie dodatkowej osoby w obrębie organizacji, która wesprze specjalistę ds. własności intelektualnej, pomagając mu w poszukiwaniach i ocenie danych literaturowych- przygotowanie raportu zostanie rozłożone w czasie, w umówionym terminie specjalista ds. własności intelektualnej przygotuje raport wstępny niezbędny do rozpoczęcia prac badawczo - rozwojowych tj. dotyczący bazowych patentów; raport zostanie uzupełniony o brakujące dane w późniejszym, uzgodnionym z kierownikiem projektu terminie
4*	wstępny wybór wytwórcy substancji czynnej	- brak dostępności na rynku wytwórcy substancji czynnej- zidentyfikowano potencjalne źródło substancji czynnej, ale wytwórca nie posiada europejskiego certyfikatu GMP dla miejsca wytwarzania i/lub nie posiada dokumentacji rejestracyjnej (DMF) spełniającej wymagania prawa farmaceutycznego	- poszukiwania wytwórcy substancji czynnej rozpoczną się od przejrzenia oferty handlowej skwalifikowanych dla innych produktów leczniczych wytwórców substancji czynnych- przy wyborze pierwszego wytwórcy substancji czynnej głównym kryterium jego akceptacji będzie jego dobra reputacja a nie najniższa oferowana cena surowca /td>
5*	zamówienie próbek substancji czynnej wraz z dokumentacją rejestracyjną opisującą jej jakość, stabilność, drogę syntezy	- wytwórca substancji czynnej dostarczył próbki substancji czynnej, bez dokumentacji rejestracyjnej (DMF)- wytwórca substancji czynnej dostarczył próbki substancji czynnej wraz z dokumentacją rejestracyjną (DMF) i certyfikatem GMP dla miejsca wytwarzania, ale po zbadaniu próbki nie spełniają wymagań jakościowych (wielkość cząstek, poziom zanieczyszczeń, odmiana polimorficzna)- wytwórca substancji czynnej dostarczył próbki substancji czynnej wraz z dokumentacją rejestracyjną (DMF), z której wynika, że proces jej wytwarzania nie jest zwalidowany	- poszukiwania wytwórcy substancji czynnej rozpoczną się od przejrzenia oferty handlowej skwalifikowanych dla innych produktów leczniczych wytwórców substancji czynnych (przy wyborze potencjalnego źródła API, należy przejrzeć dane archiwalne dotyczące wcześniejszych projektów – kryteria akceptacji: posiadany certyfikat GMP, dotrzymywanie terminów dostaw, dobra komunikacja, otwarcie na potrzeby klienta – sprawne i rzeczowe odpowiadanie na zadawane pytania, duże doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji rejestracyjnej spełniającej wymagania europejskiego prawa farmaceutycznego, duża ilość klientów z rynku europejskiego)- przy składaniu zamówienia osoba odpowiedzialna za to zadanie zadba o to, by wraz z pytaniem o próbki ofertowe o ściśle zdefiniowanych wymaganiach jakościowych do wytwórcy wpłynęła prośba o przesłanie DMF i certyfikat GMP wraz z ankietą do wypełnienia dotyczącą zagadnień zapewnienia jakości (w tym walidacji procesu wytwarzania substancji czynnej)
	ETAP DRUGI - rozwój formulacji produktu leczniczego (skala labolatoryjna)
	FAZA 1 - substancja czynna	-	-
8	badanie próbek substancji czynnej (wł. fizyko - chemicznych)taliczną)	- badane próbki substancji czynnej nie spełniają wymagań jakościowych określonych w zamówieniu- badane pierwsze próbki spełniają wymagania określone w zamówieniu, kolejna partia substancji czynnej, która dociera do firmy farmaceutycznej ma inną jakość (np. wielkość kryształów, odmianę krystaliczną)	- przy składaniu zamówienia osoba odpowiedzialna za to zadanie zadba o to by wraz z pytaniem o próbki ofertowe o ściśle zdefiniowanych wymaganiach jakościowych do wytwórcy wpłynęła prośba o przesłanie DMF i certyfikatu GMP wraz z ankietą do wypełnienia dotyczącą zagadnień zapewnienia jakości (w tym walidacji procesu wytwarzania substancji czynnej)
	FAZA 2 - produkt leczniczy
11*	opracowanie składu produktu leczniczego	- opracowany skład okazał się opatentowanym- opracowany skład okazał się niestabilny	- przed rozpoczęciem prac formulacyjnych prace nad rozpoznaniem patentowym dotyczącym substancji czynnej i składu produktu muszą być bezwzględnie zakończone
12	wstępne badania stabilności produktu leczniczego	- badany produkt nie spełnia wymagań jakościowych określonych w specyfikacji produktu leczniczego	- przed rozpoczęciem prac formulacyjnych dokonano wnikliwej analizy danych literaturowych oraz wykonano niezbędne prace preformulacyjne; wyżej wskazane dane posłużą do identyfikacji przyczyny niepowodzenia metodą diagramu Ishikawy
13	optymalizacja technologii, zwiększenie wielkości serii	- opracowana technologia jest niemożliwa do odtworzenia w większej skali- opracowana technologia jest możliwa do odtworzenia w większej skali, ale po kilku miesiącach przechowywania w komorach stabilnościowych okazuje się, że produkt jest niestabilny	- przed rozpoczęciem prac formulacyjnych dokonano wnikliwej analizy danych literaturowych oraz wykonano niezbędne prace preformulacyjne; wyżej wskazane dane posłużą do identyfikacji przyczyny niepowodzenia metodą diagramu Ishikawy
14	zamówienie substancji czynnej do serii weryfikacyjnych	- fabryka, w której wytwarzana jest substancja czynna spłonęła- fabryka jest zamknięta w okresie letnim (lokalizacja – Europa Południowa)	- zamówienie na substancje czynną wpłynie do jej wytwórcy odpowiednio szybko (kierownik projektu ma wiedzę na temat planowanych przestojów produkcyjnych u wytwórcy)- w trakcie prac badawczo – rozwojowych będą prowadzone równoległe próby dla produktu leczniczego wytworzonego na innym (alternatywnym) wytwórcy substancji czynnej
15	kwalifikacja dostawcy substancji czynnej	- wynik audytu miejsca wytwarzania substancji czynnej jest negatywny (stosowane systemy zapewnienia jakości nie są zgodne z wymaganiami prawa farmaceutycznego)	- audyt GMP odbędzie się odpowiednio wcześnie (tuż po zamówieniu i zbadaniu z wynikiem pozytywnym pierwszych próbek ofertowych)- w razie wykrycia nieprawidłowości, wytwórca substancji czynnej otrzyma zalecenia poaudytowe z terminem wdrożenia ich w życie, po tym terminie odbędzie się rewizyta w fabryce; jeśli zalecenia nie zostaną spełnione, firma zostanie skreślona z listy potencjalnych wytwórców i rozpocznie się proces kwalifikacji nowego źródła API - poszukiwania wytwórcy substancji czynnej rozpoczną się od przejrzenia oferty handlowej skwalifikowanych dla innych produktów leczniczych wytwórców substancji czynnych;- przy wyborze pierwszego wytwórcy substancji czynnej głównym kryterium jego akceptacji będzie jego dobra reputacja a nie najniższa oferowana cena surowca
	FAZA 3 - wytworzenie serii weryfikacyjnych
16	wytworzenie serii weryfikacyjnych, badania analityczne	- wytworzone serie weryfikacyjne nie spełniają wymagań jakościowych określonych w specyfikacji produktu leczniczego	- przed rozpoczęciem prac formulacyjnych dokonano wnikliwej analizy danych literaturowych oraz wykonano niezbędne prace preformulacyjne; wyżej wskazane dane posłużą do identyfikacji przyczyny niepowodzenia metodą diagramu Ishikawy- po zidentyfikowaniu źródła problemów technologicznych, nowe próby zostaną wykonane
	FAZA 4 - walidacja metod analitycznych i ich transfer do labolatorium kontroli jakości
17	walidacja metod analitycznych i ich transfer do labolatorium kontroli jakości	- transfer opracowanych w laboratorium działu badania i rozwoju (R&D) metod analitycznych do laboratorium kontroli jakości (QC) nie powiódł się - w trakcie walidacji okazało się, że opracowane metody analityczne są niewłaściwe	- walidację metod analitycznych będzie wykonywał doświadczony analityk- projektując metodę analityczną głównym kryterium wyboru metody będzie jej jakość a nie łatwość, niski koszt analizy- wszystkie wątpliwe wyniki uzyskane w trakcie rozwoju metody analitycznej będą analizowane
	KAMIEŃ MILOWY 3 – ZAMKNIĘCIE ROZWOJU TECHNOLOGII
	ETAP TRZECI - wytworzenie serii rejestracyjnych
	FAZA 1 - wytworzenie serii rejestracyjnej i biorównoważnościowej
19	wytworzenie serii biorównoważnościowej, jej badanie w laboratorium kontroli jakości	- badane próbki nie spełniają wymagań jakościowych określonych w specyfikacji produktu leczniczego	- przed rozpoczęciem prac formulacyjnych dokonano wnikliwej analizy danych literaturowych oraz wykonano niezbędne prace preformulacyjne; wyżej wskazane dane posłużą do identyfikacji przyczyny niepowodzenia metodą diagramu Ishikawy- w trakcie prowadzenia prac badawczo-rozwojowych technolog będzie dokumentował wszystkie zmiany wprowadzone do procesu - po zidentyfikowaniu źródła problemów technologicznych, nowe próby zostaną wykonane
20	wytworzenie serii rejestracyjnych, ich badanie w laboratorium kontroli jakości	- badane próbki nie spełniają wymagań jakościowych określonych w specyfikacji	- przed rozpoczęciem prac formulacyjnych dokonano wnikliwej analizy danych literaturowych oraz wykonano niezbędne prace preformulacyjne; wyżej wskazane dane posłużą do identyfikacji przyczyny niepowodzenia metodą diagramu Ishikawy- w trakcie prowadzenia prac badawczo-rozwojowych technolog będzie dokumentował wszystkie zmiany wprowadzone do procesu oraz prowadził dziennik badań- po zidentyfikowaniu źródła problemów technologicznych, nowe próby zostaną wykonane
21	badania stabilności wytworzonych serii	- badane serie po 6 miesiącach prowadzenia badań stabilności okazały się niestabilne- w wyniku awarii komór stabilnościowych próbki produktu leczniczego uległy zniszczeniu	- przed rozpoczęciem prac formulacyjnych dokonano wnikliwej analizy danych literaturowych oraz wykonano niezbędne prace preformulacyjne; wyżej wskazane dane posłużą do identyfikacji przyczyny niepowodzenia metodą diagramu Ishikawy- w trakcie prowadzenia prac badawczo-rozwojowych technolog będzie dokumentował wszystkie zmiany wprowadzone do procesu oraz prowadził dziennik badań- po zidentyfikowaniu źródła problemów technologicznych, nowe próby zostaną wykonane- badania stabilności będą prowadzone równolegle dla kilku sposobów pakowania produktu leczniczego (materiały o różnej barierowości)
	FAZA 3 – biorównoważność (BE)
26	wstępny raport z badania biorównoważności (BE)	- produkt leczniczy generyczny okazał się niebiorównoważny z produktem referencyjnym- badanie biorównoważności przeprowadzono w warunkach niezgodnych z dobrymi praktykami klinicznymi (GCP) i laboratoryjnymi (GLP)- ośrodek w którym przeprowadzono badanie biorównoważności stracił certyfikację GCP, GLP- w badaniu biorównoważności użyto niewystarczającą do udowodnienia równoważności ilość ochotników- połowa ochotników wycofała się z uczestnictwa w trakcie prowadzenia badania	- ośrodek, w którym badanie kliniczne będzie prowadzone ma uznaną renomę w świecie wraz z certyfikacją GLP, GCP- przed zleceniem wykonania badania, dokonano wnikliwej analizy dostępnych danych literaturowych dotyczących produktu leczniczego referencyjnego (zidentyfikowane ryzyka zostały uwzględnione przy projektowaniu badania klinicznego)- przed rozpoczęciem badania oraz w jego trakcie przeprowadzony zostanie audyt miejsca badania- do badania włączona zostanie wystarczająco duża grupa ochotników, która zabezpieczy powodzenie tego przedsięwzięcia; nawet jeśli część z nich zrezygnuje z uczestnictwa w eksperymencie w trakcie jego prowadzenia

Tabela 5: Tabela planowanych sposobów reagowania na ryzyko
* - zadanie leżące na ścieżce krytycznej

Wnioski

Projekty realizowane w branży farmaceutycznej, których celem jest rozwój produktu leczniczego są przedsięwzięciami złożonymi i długoterminowymi. W zależności od skomplikowania przypadku pełna realizacja projektu zajmuje od 4 do 7 lat. Trudność tych projektów polega na tym, że molekuła z którą się pracuje, jest dla kierownika projektu i jego zespołu kompletną niewiadomą. Dopiero na etapie realizacji projektu, w miarę postępu prac badawczo – rozwojowych, odkrywane są właściwości fizyko-chemiczne i biologiczne substancji czynnej oraz właściwości rozwijanego produktu leczniczego.

To właśnie w tej fazie życia projektu pojawiają się największe problemy techniczne, z którymi kierownik i jego zespół muszą się zmierzyć.

Najbardziej krytycznym etapem w rozwoju produktu leczniczego jest faza opracowywania jego składu oraz metody wytwarzania. Kolejną chwilą prawdy dla projektu jest etap badań klinicznych - kiedy mamy możliwość skonfrontowania czy obiecujące wyniki badań in vitro przekładają się na wyniki badań in vivo.

Krótko mówiąc współczynnik niepewności w tego typu projektach jest bardzo wysoki, a przewidzenie na etapie planowania projektu wszystkich zdarzeń niepożądanych, praktycznie niemożliwe.

Nie oznacza to jednak, że należy się poddać i pozwolić projektowi toczyć się z dnia na dzień. Żaden projekt nawet najbardziej innowacyjny, nie jest w stu procentach nowy. Każdy, składa się z zadań, które w danej organizacji były już przynajmniej częściowo realizowane. Dlatego bazując na doświadczeniach z wcześniejszych projektów, należy opracować listę zadań do zrealizowania. Następnie stosując technikę burzy mózgów przygotować listę potencjalnych ryzyk.

Lista ta powinna być wyczerpująca, obejmować wszystkie zdarzenia potencjalnie niebezpieczne, bez względu na ich prawdopodobieństwo wystąpienia oraz konsekwencje dla projektu.

Aby etap identyfikacji i szacowania ryzyka był maksymalnie efektywny, powinien odbyć się z udziałem całej grupy projektowej a nie tylko jej menadżera.

Metoda porównania analogii mimo, że opiera się na doświadczeniach organizacji z wcześniejszych projektów, co wydaje się być bardzo cenne (wszak powinniśmy czerpać z przeszłości i uczyć się na błędach innych), moim zdaniem nie powinna być stosowana samodzielnie. Jej główną wadą jest to, że identyfikacja ryzyka prowadzona jest tu przez jedną osobę - kierownika projektu. Jeśli jest on niedoświadczony, nie posiada wystarczających kompetencji (wiedzy) oraz umiejętności interpretacji danych, ma ograniczony dostęp do dokumentów archiwalnych, przygotowana przez niego lista potencjalnych zagrożeń może być mało przydatna. Natomiast zdecydowanie, rekomendowałabym jej zastosowanie jako uzupełnienie dla techniki burzy mózgów.

Identyfikacja ryzyka nie może być działaniem jednorazowym, podejmowanym wyłącznie na etapie planowania projektu. Długoletnie i innowacyjne przedsięwzięcia charakteryzują się dużą zmiennością. W miarę postępu prac badawczo - rozwojowych, nasz poziom wiedzy o produkcie wzrasta, dzięki czemu ogólny poziom ryzyka projektu, wynikający z wysokiej niepewności występującej na starcie, stopniowo się obniża.

Nie oznacza to jednak, że możemy spocząć na laurach, ponieważ na tym etapie realizacji projektu, pojawiają się zazwyczaj problemy natury jakościowej, wynikające ze specyfiki i właściwości rozwijanego produktu.

Bardzo pomocne lub wręcz niezbędne może okazać się w tej sytuacji opisanie ‘wady’ produktu przy użyciu diagramu przyczynowo – skutkowego, Ishikawy. Główną zaletą diagramu rybiej ości jest to, że pozwala oddzielić skutki (wady produktu) od przyczyn je wywołujących. Uświadomienie sobie przyczyny problemu, pozwala zapobiec powtórzeniu błędu.

To analityczne myślenie i umiejętność wyciągania wniosków, będzie szczególnie przydatne przy przeprowadzaniu pierwszych prób technologicznych, zwiększaniu wielkości serii (scale up) oraz optymalizacji składu i procesu wytwarzania.

Pełne rozumienie właściwości produktu na tym etapie realizacji projektu, pomoże uniknąć niespodzianek w jego końcowej fazie, kiedy wytwarzane są serie rejestracyjne (w tym te, które zostaną użyte w badaniach klinicznych).

Kolejnym ważnym etapem zarządzania ryzykiem jest oszacowanie wpływu zidentyfikowanych ryzyk na realizację projektu. Dzięki temu, z długiej listy zadań do wykonania wybierzemy te, które obarczone są najwyższym ryzykiem. Dla nich opracujemy awaryjne plany działania, które przełożą się w przyszłości na konkretne aktywności, podejmowane w razie potrzeby przez poszczególnych członków zespołu projektowego. Ważne jest również to, aby opracować system wczesnego ostrzegania tj. nauczyć się identyfikować pierwsze objawy nadchodzącego zagrożenia.
Dzięki temu będziemy mogli zapobiec jego wystąpieniu lub zmniejszyć jego niekorzystny wpływ na projekt, poprzez wdrożenie w życie opracowanych wcześniej działań prewencyjnych.
Szczególną uwagę należy poświęcić wszystkim zadaniom leżącym na ścieżce krytycznej, ponieważ nawet jednodniowe opóźnienie w ich realizacji stwarza istotne ryzyko opóźnienia się całego projektu.

Reasumując wierzę, że ryzykiem w dużych, wieloletnich projektach można skutecznie zarządzać.
Wierzę, że to nie jest strata czasu. Przygotowanie listy zadań, a następnie przyporządkowanie ich poszczególnym członkom zespołu projektowego z zaznaczeniem ostatecznych terminów ich wykonania, nie wystarcza do realizacji wyznaczonego celu. Tego typu strategia może się sprawdzać przy realizacji małych projektów, trwających od kilku do kilkudziesięciu dni.
W dużych projektach zarządzanie ryzykiem musi być systematyczne, odbywać się przez cały czas jego trwania. Powinno się ono rozpocząć w fazie inicjacji i trwać nieprzerwanie przez cały okres jego realizacji.
Planując projekt nie możemy przewidzieć wszystkich potencjalnych zagrożeń i kłopotów. Zawsze będziemy skazani na sytuacje, które będą nas zaskakiwać. Aby w porę zareagować musimy analizować dostępne informacje i sprawdzać, czy nie kryją się za nimi jakieś zagrożenia.
Takie podejście do realizowanego przedsięwzięcia wymagać będzie od menadżera projektu i jego zespołu dużej elastyczności i zaangażowania. Nagrodą za ten wysiłek będzie satysfakcja z osiągniętego celu oraz uśmiech zadowolenia na twarzy sponsora.

Literatura

[1] “Zarządzanie ryzykiem w projekcie” Carl L. Pritchard
[2] „A Guide to the Project Management Body of Knowledge” edition 3, 2004