PRACA Z LUDŹMI W PROJEKCIE

Projekt najprościej można określić jako ogół działań, które pozwalają na organizację pracy w sposób prowadzący do osiągnięcia założonego celu. Jest wiele czynników, które pomagają, bądź utrudniają osiągnięcie tego celu. Sprawna koordynacja tych wszystkich elementów, z uwzględnieniem ich wzajemnego oddziaływania to podstawa sprawnego zarządzania projektem. Niezależnie od tego, jakie spojrzenie na projekt wybierzemy, i z jakiego modelu skorzystamy największą uwagę przykłada się do pracy w zespole (ang. Teamwork). Organizacja projektów i zespołów projektowych staje się przymusem dla przyszłościowo patrzących firm. Ze względu na postępującą globalizację biznesu, skrócenie cyklu życia produktu, rosnące zaangażowanie klienta i dostawców w rozwój produktów i inne tego typu czynniki; Teamwork staje się nie tylko czynnikiem sukcesu firmy, ale wręcz częścią edukacji. Jednak ciągle wiele projektów nie jest zarządzanych efektywnie, a wyniki pracy zespołów nie są satysfakcjonujące. Dlaczego tak się dzieje? Grupa indywidualistów, która pracuje razem nad jakimś projektem napotyka na wiele problemów, można powiedzieć, że właściwie w każdym aspekcie. Problemy mogą wynikać np. wykształcenia poszczególnych członków zespołu - zarówno poziom wykształcenia, jak i kierunek może mieć znaczenie dla ich wzajemnych kontaktów. Różne cechy osobowe członków drużyny zadaniowej, jak np. stopień odporności i podatności na wpływy innych może oddziaływać na poziom pracy danej osoby. Dodatkowo dominacja, wewnątrzgrupowa konkurencja czy niemiłe doświadczenia mogą mieć negatywny wpływ na wyniki grupy. Wszystkie te czynniki mogą mieć wpływ na spoistość grupy, tj. zakres w jakim członkowie są zaangażowani w sprawy grupy, a tym samym - cel projektu. Członkowie spójnych grup dobrze ze sobą współpracują, wspierają się, obdarzają wzajemnym zaufaniem i skutecznie pracują nad osiągnięciem obranego celu. W jaki sposób osiągnąć możliwie najwyższą spoistość grupy - to zadanie dla managera projektu. Osoba zarządzająca danym przedsięwzięciem jest odpowiedzialna za osiągnięcie celu przez cały Team. Wybór najlepszych pomysłów, ciężka praca, doprawiona odpowiednią ilością entuzjazmu, wsparcia i motywacji to recepta na sukces.

Jednak samo osiągnięcie możliwie najwyższego poziomu spoistości nie gwarantuje powodzenia w pełnym stopniu. Co zatem jeszcze ma wpływ? Próba generalizacji na temat grupy zadaniowej jest bardzo trudna, ze względu na różnorodność czynników oddziałujących na każdy team. Można jednak wyróżnić pewne charakterystyki "idealnego teamu".

I tak: przede wszystkim wybór odpowiednich ludzi na odpowiednie miejsce - utalentowani członkowie zespołu, dobrani w taki sposób, żeby ich kompetencje odpowiadały powierzonym im zadaniom. Struktura teamu powinna być ukierunkowana na wyniki - jasno określone role każdego z członków, zakres odpowiedzialności i efektywny system komunikacji w zespole. Każdy z członków powinien stawiać dobro grupy i osiągnięcie celu ponad swoje indywidualne potrzeby. Cel ten powinien zostać jasno określony, zrozumiany i zaakceptowany przez całą grupę. Ważnym czynnikiem będzie kultura grupy, gdzie na szczególną uwagę zasługują: szczerość, otwartość, wzajemny szacunek i zgodność działania. Wsparcie i uznanie płynące z zewnątrz - dostarczanie grupie różnego rodzaju zasobów. Efektywny sposób zarządzania grupą, czyli dobry przywódca, choć wspominany na końcu nie świadczy to o jego najmniejszym znaczeniu, a wręcz przeciwnie. Kierowanie jest cennym zasobem, wymaga pracy i jest częścią całościowego budżetu w postaci wynagrodzenia dla kierownika projektu, ale przede wszystkim pomaga osiągnąć wyniki. 

 Manager projektu jest ważną osobą dla realizacji całego przedsięwzięcia; koordynatorem, opiekunem, doradcą i sędzią. Warto zastanowić się nad jego rolą ponieważ jest on łącznikiem pomiędzy zleceniodawcą projektu, a całym teamem. Kierownik projektu to przywódca i członek zespołu jednocześnie. Od jego umiejętności, doświadczenia a także cech osobowych zależy przyszłość projektu. Uniwersytet w Michigan wyróżnił dwa rodzaje zachowań przywódczych: zorientowane na ludzi i zorientowane na zadania. Zwracanie uwagi na pracę i procedury, cechuje przywódców zorientowanych na zadania, podczas gdy przywódcy zorientowani na ludzi pracują nad wytworzeniem spójnych zespołów i dbają o zadowolenie pracownika. Kierownicy zorientowani na ludzi radzą sobie lepiej niż kierownicy ukierunkowani na zadania, ponieważ ludzie stanowią krytyczny element w osiąganiu celu większości projektów. Kierownicy zorientowani na ludzi muszą nauczyć się zasad kierowania, podczas gdy kierownicy zorientowani na zadania rzadko stają się skutecznymi we współpracy z pracownikami. Teorie te jeszcze raz potwierdzają istotność czynnika ludzkiego, zarówno w aspekcie kierownika jak też wszystkich członków zespołu. Ponieważ oczywiste jest, że sukces kierownika projektu nie jest mierzony jedynie poprzez rezultat projektu (produkt), czas trwania czy wysokość budżetu, ale również przez osiągnięty późniejszy efekt, opinie zleceniodawcy i współpracowników.

Efektywny kierownik projektu powinien pamiętać, że fakt dysponowania personelem pozwala przydzielić osobom zadania i obowiązki, których on sam nie powinien wykonywać. Bardzo często zdarza się, że członkowie zespołu są w swoich obszarach specjalizacji bardziej kompetentni od managera projektu, ponieważ mają profesjonalne wykształcenie. Oprócz odpowiedniego delegowania obowiązków, ważne jest też stosowanie, adekwatnego dla każdego członka zespołu, rodzaju motywacji. Z motywacją powiązana jest informacja, na którą wpływ ma również kierownik projektu. Komunikacja jest niezbędna dla koordynacji, podejmowania decyzji, motywacji, kontroli i osiągnięcia celu. Kierownik powinien dbać,  żeby informacja była kompletna, aktualna i istotna, między innymi poprzez organizację spotkań i feedbacków.

Reasumując rola kierownika projektu obejmuje różnicowanie zadań, współpracę i komunikację w grupie, jak również czynności związane z motywacją i zaangażowaniem członków zespołu. Czyli dla skutecznego kierowania zespołem ludzi należy posiadać przynajmniej podstawowe wiadomości z różnych dziedzin takich jak: zarządzanie zasobami ludzkimi czy psychologia, posiadać zdolności przywódcze i zdolność empatii, a dodatkowo cechy osobowe, które potęgują skuteczność, jak np. konsekwencja.

Po rozważaniach na temat zespołu jako całości i roli kierownika projektu, nadszedł czas aby spojrzeć na każdego członka grupy projektowej jako na jednostkę. Team mogą tworzyć różni ludzie - z cechami fizycznymi i psychicznymi każdego rodzaju. Wiele razy zdarza się tak, że współpracują ze sobą ludzie, którzy niekoniecznie są "serdecznymi przyjaciółmi". Jednak każdy człowiek stara się być efektywnym członkiem zespołu. Naturalnym staje się oddzielenie spraw związanych z projektem od personalnych uprzedzeń, wzajemny szacunek i asertywność. A coraz bardziej zrozumiały jest fakt, że warto dzielić uznanie i docenić dobre wykonanie pracy z możliwie największą liczbą osób. Z punktu widzenia managera, istotne jest spojrzenie na jednostkę pod kątem jej własnej kariery i przyszłości, o którą się martwi.  Zrozumiałe jest, że pod koniec projektu członkowie teamu mogą pracować mniej, gdyż poświęcają czas na inny projekt lub starają się o powrót na dawne stanowisko. Wiele zależy od indywidualnych cech, dlatego ważne jest spojrzenie na każdego członka zespołu oddzielnie.

Czasem w trakcie trwania projektu, grupa potrzebuje wsparcia z zewnątrz. Ludzie, którzy posiadają zasoby potrzebne dla realizacji projektu, czy też podniesienia jego rezultatów, są w niewielkim stopniu (czasem nawet w żadnym) zaangażowani w realizację projektu, dlatego praca z zewnętrznymi dostawcami, konsultantami oraz personelem uzupełniającym jest dużo większym wyzwaniem niż z wewnętrznym personelem. Jednakże zewnętrzne zasoby ludzkie, które opłacane są za godziny lub dzień prac, mają zawsze silny bodziec, aby wykonać swoją pracę należycie i na czas. Tutaj już cechy osobowe nie odgrywają tak dużej roli, jak to było przy członkach teamu.

Ostatnią grupą osób, które są związane z projektem, są ludzie nie zaangażowani bezpośrednio w projekt, tzw. Interested Parties (IP). Są to właściciele, najwyższe kierownictwo, użytkownicy produktu, rożnego rodzaju związki, sąsiedzi itp. czyli wszyscy, którzy mogą mieć jakiś wpływ na projekt, a także Ci, na których rezultat projektu może w jakiś sposób oddziaływać. Rozwiązanie, które zadowoliło by wszystkie IP nie istnieje. Są różne motywy, dla których ludzie zaangażowani w projekt chcieliby zaspokoić Interested Parties i różne strategie relacji z nimi. Zależnie od wypadkowej wkładu i wynagrodzenia dla każdej z IP, konkretna osoba (lub grupa osób) może uczestniczyć w projekcie, mieć wpływ na podejmowanie najważniejszych decyzji, wspierać, obserwować i kontrolować lub tylko zostać poinformowana.

Na każdym etapie projektu zaangażowani są różni ludzie. Analizę sytuacji i wstępny plan przygotowuje manager projektu, organizacją projektu zajmuje się zarząd projektu. Grupa projektowa organizuje spotkanie, na które zaproszeni są wszyscy zainteresowani, następnie przedstawia plan działania i zestawienie planowanego zużycia zasobów, czasu i poniesionych kosztów. Wszystkie plany akceptuje kierownictwo i grupa przechodzi do realizacji działań. Ewaluacją wyników zajmie się zarząd wspólnie z managerem projektu i grupą projektową. Bez ludzi żaden projekt by nie powstał, dlatego są oni najważniejszym zasobem. Ich role i zakres odpowiedzialności mogą być różne, w zależności od stanowiska jakie zajmują i zadań jakie spełniają w trakcie projektu. Różny może być udział i wkład, różne kompetencje, w zależności od rodzaju projektu. Różnie mogą też wpływać poszczególni ludzie na siebie nawzajem, posiadać inne cechy osobowe, poziom kultury. Jednak zawsze niezmiennym pozostanie fakt, że stanowią podstawę każdego projektu, niezależnie od jego rodzaju, czasu trwania czy rezultatu. Wiedza na temat ludzi, zachowań społecznych i cech osobowych itp., staje się niezbędna w dzisiejszym świecie coraz bardziej zdominowanym przez pracę zespołową. Dodatkowo należy ją uzupełnić o modele zarządzania personelem i jeszcze bardziej szczegółowe informacje dotyczące zarządzania projektami, w przypadku projekt managera.