Partnerstwo czy przywództwo? Jak zarządzać przedsięwzięciem projektowym?

Każdy chciałby wiedzieć jak najlepiej i najefektywniej kierować zespołem – jest tak przynajmniej w przypadku każdego Project Managera. Nie ma na to idealnej recepty, ponieważ każdy jest inny, różni się doświadczeniem, aktualną sytuacją oraz wieloma innymi aspektami. Dzięki temu jednak, że każdy ma swój sposób na kierowanie zespołami może się rozwijać wiedza z zarządzania. Sądzę że partnerstwo i przywództwo uzupełniają się, a sukcesem jak najlepszego zarządzania zespołem jest odpowiednie połączeni cech przywódczych z partnerskimi. Aby poprzeć moją opinię poprę ją własnymi doświadczeniami związanymi z pracą w zespołach projektowych.

Przywództwo to według encyklopedycznych definicji kierowanie grupy przez jednego jej członka, który posiada  specyficzne cechy osobowości lub poprzez zajmowane stanowisko narzuca innym swoje przekonania, inicjuje, kieruje i zespala działalność grupy. Czyli ta definicja  przedstawia nam super obrazek, że jest jedna osoba na czele grupy którą kieruje. Super, ale czy tylko tak można? Zawsze przecież powstają jakieś nieprzewidziane sytuacje, które dobry ProjectMmanager stara się przewidzieć.

Partnerstwo jest to zgranie co najmniej dwóch osób, czy też firm które mogą tworzyć zespół. Współpraca partnerów nie jest narzucaniem opinii, czy nakazywaniem – jest po prostu współpracą. Partner w moim mniemaniu stoi z wszystkimi, a przywódca zawsze wyżej.

Już w szkole średniej miałem możliwość uczestnictwa w zespołach projektowych. Pierwszym moim stykiem było działanie w międzynarodowym programie Fundacji Młodzieżowej Przedsiębiorczości (Junior Archievement Fundation) Młodzieżowych Miniprzedsiębiorstw. Sami pod kierownictwem opiekuna musieliśmy zrealizować wszystkie zdania związane z działalnością przedsiębiorstwa. Najważniejsze jednak był fakt, że kreatywne działanie oraz partnerstwo ponad zwykłymi hierarchiami, pozwoliły nam zaprojektować i zrealizować całą linię produkcyjną i sprzedażową nowego na szkolnym rynku produktów, tak jak dzieje się to w każdej firmie. Najważniejszym jednak produktem była nim ramka do zdjęć, dzięki której dostaliśmy się do ogólnopolskiego finału produktów miniprzedsiębiorstw.  Był to pierwszy projekt, dzięki któremu uświadomiłem sobie jak ważna jest współpraca w grupie. Hierarchia była zachowana jak w każdej firmie czy organizacji, ale ponad nią było partnerstwo, a z czasem również przyjaźnie. Ważne z mojego punktu widzenia jest wpajanie we wszystkich zespołach projektowych zasad, iż choć jest hierarchia to jednak z pytaniami i problemami nawet do lidera projektu idzie się jak do partnera, a nie szefa. W pracy szczególnie zespołowej liczy się szczerość „aż do bólu”, nie nagana czy upominanie ale właśnie szczerość motywuje ponad 80% ludzi do działania, szczególnie jeżeli płynie ona od osoby którą szanujemy i cenimy – naszego autorytetu. Dzieje się tak ponieważ zastanawiamy się dlaczego sami popełniamy te błędy i jak to zmienić.

Następnym z małych, ale z kolei dłuższym projektem była gazetka szkolna. Funkcjonowała już w naszej szkole od paru lat. Niestety nie była rozbudowana i raczej chyliła się ku upadkowi. Brakowało osób chętnych do jej redagowania, ciekawostek i wiedzy. Opiekun gazetki niezbyt kwapił się do zrobienia czegoś, aby nadal gazetka funkcjonowała jak dawniej za czasów świetności. Po roku zostałem redaktorem naczelnym gazetki. Zlikwidowałem dawne podziały i zachęciłem znajomych do działalności poza zwykłymi zajęciami. Ujednolicone zostały kryteria pracy w gazetce, każdy wiedział jakie zadania i w jakim czasie musi wykonywać. Zdołaliśmy po roku uzyskać własną pracownię z 4 stanowiskami komputerowymi i dostępem do drukarki. Gazetka powoli ożywała i nowi uczniowie przejmowali powoli „pałeczkę” tworząc kolejne numery. I tym razem musiał być przywódca, ale ponad podziałami i jako partner pracujący tak samo jak wszyscy w grupie. Przywódca właśnie przez autorytet powinien oddziaływać i współpracować ze współpracownikami, tworząc atmosferę równości ponad stanowiskami czy funkcjami. Dlatego właśnie z mojego doświadczenia wynika, że bez partnerstwa nie ma w zespole takiej współpracy i zgrania jak w przypadku samego tylko przywództwa. Uczestnicy w każdym zespole projektowym muszą być zainteresowani projektem, mieć możliwości rozwoju i informacji aby zaangażować się w niego w pełni.

Aktualnie na studiach uczestniczę w kilku poważnych projektach, gdzie bardzo ważne jest projektowanie pracy. Trzeba wziąć pod uwagę wszelkie trudności. Jedna osoba czyli Project Manager oczywiście wykona to profesjonalnie i z dokładnością, ale ma jednak zasób zespołu, który może wykorzystać. Praca w grupie jest bardziej kreatywna. Czasami wiedza i doświadczenie niektórych członków zespołu pozwoli nam dostrzec nowe aspekty poruszanego problemu, czy nowego projektu. Pozwala to na spojrzenie z innej perspektywy, porównanie z własną opinią i weryfikację.

Priorytetem w tym roku akademickim było uczestnictwo w projekcie NetVision 7 Seminarium Biznesu i nowych technologii. Zajmowałem stanowisko Menedżera Ścieżki Transportu i Logistyki. Temat ten bardzo mnie interesuje, dlatego też go wybrałem. Cały zespół liczył 24 osoby, zespół wsparcia składał się  z 20 osób. Koordynacja zadań tego zespołu tworzącego seminarium była bardzo poważna i pracochłonna. Tym bardziej że zespół był podzielony na działy. Każdy dział miał przydzielone zadania, które trzeba było skoordynować. Jak w poprzednich 6 edycjach również w tym roku nie obeszło się bez różnego rodzaju problemów. Wszystkie jednak w ramach zespołu i wzajemnego wspierania się w nim wsparcia rozwiązywaliśmy na bieżąco. Lider projektu Jarosław Pijewski zgrał cały zespół i zrobił co w jego mocy aby zespół był zgrany. Sam również nie wywyższał się jako przywódca, ale wspierał i pomagał każdemu jak tylko mógł. Dzięki temu że był jednym z zespołu, a nie jego szefem kreatywność i mobilizacja w całym zespole pozwoliła na zrealizowanie w pełni naszego projektu. Czterodniowa konferencja na Politechnice Gdańskiej odbyła się ze skutkiem pozytywnym – tak bynajmniej wynika z początkowych wyników przeprowadzonej ankiety wśród uczestników.

Problemy z jakimi osobiście spotkałem się przy tworzeniu ścieżki tematycznej transportu i logistyki dotyczyły głownie z pozyskaniem prelegentów. Spotkania, rozmowy  telefoniczne i mailingi do prawie 100 firm nie dały żadnych rezultatów. Czas niestety płynął nieubłaganie. Po wycofaniu się niektórych już praktycznie pewnych prelegentów pozostało mi dwóch. Z wszystkimi problemami zgłaszałem się do lidera  projektu, bez obaw iż powie że się do tego nie nadaję i wyrzuci mnie z projektu. Otrzymałem potrzebne wsparcie, które zgłaszałem. Koleżanka z którą rozpocząłem współpracę nad ścieżką przyczyniła się do szybkiego rozwoju i likwidacji zaistniałych problemów. Stwierdzono, że ja byłem z kolei głównym menedżerem – dla mnie współpraca a nie wyższość są najważniejsze i byliśmy na równym poziomie przekazując sobie wszelkie informacje, spotykając się z przedstawicielami firm oraz uczelni. Po 2-óch tygodniach mieliśmy ścieżkę tematyczną wypełnioną wykładami w ponad 70%, choć nie obeszło się bez trudności. Efektem końcowym naszej pracy była super ścieżka tematyczna z jednym dodatkowym wykładem i dwoma szkoleniami dla uczestników naszej ścieżki – nie tak jak na innych po jednym szkoleniu. Wysoka oceniona przez uczestników ścieżka składająca się z wykładów i szkoleń. W jednym zespole byłem i podwładnym i przywódcą. Każdy wiedział kto za co odpowiada i jaka jest pomiędzy nami hierarchia, a jednak bezpośredniość i równość między członkami zespołu sprawiły, że podprojekt ścieżki jak również cały projekt seminarium zakończył się sukcesem. Przywództwo lidera było i musiało być jak w każdej organizacji, ktoś przecież musi być odpowiedzialny za tak poważną imprezę, ale jego umiejętności interpersonalne spowodowały, że nie odczuwało się jego wyższości, a jedynie samo wsparcie.

Co do sposobu zarządzania przedsięwzięciem projektowym jest na ten temat bardo dużo książek, ciekawie przedstawiające różne możliwe sytuacje i sposoby realizacji przedsięwzięć. Osobiście kieruję się jednak nie publikacjami związanymi z jednym tylko tematem związanym z projektami. Dla mnie ważniejsza jest psychologia i zachowania ludzkie. Coś co dla jednych jest mało ważne dla innych jest bardzo ważne. Trzeba wiedzieć jak zachowywać się w zespole – każdym, nie tylko projektowym, aby przez swoje zachowanie nie zrażać do siebie pozostałych współpracowników niezależnie od stanowiska. Wzorem takiego człowieka który potrafił kierować i współpracować jest dla mnie Deale Carnegie, który w swoich książkach opisał różne sytuacje niekoniecznie związane z kierowaniem projektami. Zwrócił on jednak szczególną uwagę na „oczywiste” błędy które ludzie popełniają w kontaktach z innymi, a przecież to utrudnia pracę zespołu projektowego. Dlatego właśnie uważam, że nie ma jednej super recepty na udany projekt, ale można starać się niezależnie od stanowiska, aby zespół działał sprawnie i bezkonfliktowo. Dlatego właśnie potrzebny jest lider i przywódca w jednej osobie który jednoczy zespół będąc w nim a nie ponad nim.

Każde przedsięwzięcie projektowe musi być kierowane przez lidera czy też menedżera.  Jeżeli potrafi on łączyć w sobie przywódcę i być jednocześnie partnerem dla swojego zespołu to jest on dla mnie wzorem, a bynajmniej osobą od której mogę się czegoś nauczyć. Wspomnę tylko na sam koniec że każde zgrane małżeństwo to zespół, w którym istnieje relacja zgrania i porozumienia, rozmowy i współpracy, relacji dzięki którym istnieje związek choć jak to w życiu jest bywa raz lepiej a raz gorzej. Istnieje jednak świadomość i wiara, że można polegać na innych w zespole nie tylko jak jest dobrze, ale również jak wszystko się wali. Dlatego uważam, że przedsięwzięciem projektowym należy zarządzać przez partnerstwo i przywództwo – trzeba tylko wyważyć te zależności odpowiednio do zespołu, w którym się pracuje.