Jak komunikacja w zespole wpływa na efektywność

Komunikacja jest jednym z kluczowych czynników wpływających na sukces przedsiębiorstwa. Obok strategii dotyczącej produktu, jego ceny i dystrybucji - pełni zasadniczą rolę w prowadzeniu biznesu. Efekty z realizacji zaplanowanych projektów zależą od jakości relacji między ludźmi. I to zarówno w wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Stąd też coraz częściej poszukiwane są skuteczne i przynoszące większe korzyści sposoby porozumiewania się. Ważne staje się tu wypracowanie modelu komunikacji negocjacyjnej służącej realizacji idei zarządzania przez negocjacje, sprzyjającej kreatywności i kooperacyjnej działalności całych zespołów.

Najkrótsze określenie negocjacji to określenie jej jako komunikacji perswazyjnej. Jedna strona chce przekonać drugą do podjęcia pewnych decyzji, które uważa za słuszne. Tego samego chce druga strona. Jak długo nie ma konfrontacji sił - tak długo mamy sytuację wzajemnego przekonywania się. Negocjacje bez komunikacji nie istnieją. Komunikacja zaś to różnego rodzaju przekazy, zawierające informacje, oceny i sugestie działania, dzięki którym uzgadniane jest stanowisko obu stron. To znaczy: uzgadnianie jest - gdy wszystko przebiega poprawnie, zaś gdy komunikacja przebiega niepoprawnie, do uzgodnienia nie dochodzi, a czasem może dojść do zwiększenia się stopnia niezgody.

Porozumienie nie jest łatwo osiągalne - nawet wśród ludzi sobie bliskich, wśród których istnieje przecież wzajemne zaufanie i spore wspólne doświadczenie. Tym bardziej trzeba się liczyć z trudnościami w porozumieniu z obcymi, którym się niezbyt ufa. Nieporozumienia w kontaktach z nieznajomymi są zjawiskiem całkiem normalnym, podobnie jak utarczki i konflikty w każdej relacji między ludźmi. Warto pamiętać, że wystąpienie ostrego konfliktu jest bardziej prawdopodobne, gdy istnieją poważne przeszkody w komunikacji.

Dobra komunikacja oznacza taki sposób mówienia i słuchania, który umożliwia wzajemne rozumienie się, a warunkach sprzyjających prowadzi do rozwiązania konfliktowego problemu.

Mówienie - to tylko część aktywności nadawczej, gdyż jest całkiem zrozumiałe, że przesyła się też sygnały niewerbalne poprzez gesty, spojrzenia, wyraz twarzy, dystans fizyczny, mowę ciała, itd.

 

Podobnie, słuchanie - to nie bierne odbieranie tego, co mówi druga osoba, ale aktywna reinterpretacja i bezsłowne (za pomocą ciała) "komentowanie" na bieżąco tekstu - ziewanie, gdy czujemy znudzeni, pobudzenie - gdy nas coś interesuje, itd.

 

Skuteczna perswazja wymaga uwzględnienia tego kto mówi - co mówi - jak mówi - i komu mówi.

Skuteczny negocjator - nadawca informacji - dba o swoją wiarygodność, obiektywizm, kompetencje i uczciwość. Dobiera argumenty przekonywujące dla swoich partnerów a nie dla siebie samego. Znajomość ich motywacji, potrzeb, zadań, wartości i nawyków pozwala trafniej dostosować argumentację i zwiększyć jej skuteczność. Największe szanse porozumienia istnieją w trakcie bezpośredniej rozmowy, ale współczesne rozwiązania techniczne pozwalają na wspomaganie się telefonem i wirtualnymi komunikatorami.

Jednak niezależnie od wykorzystywanych sposobów komunikacji - to kooperacja w budowaniu mostu porozumienia jest warunkiem fundamentalnym w procesie efektywnych negocjacji.

Przygotowanie do negocjacji wymaga podjęcia wielu decyzji, takich jak: kiedy i gdzie rozmawiać, jaki przyjąć styl, jakie będą oferty wyjściowe, czy będzie mediator, ile jest czasu na negocjacje. Dobrze jest wykorzystać techniki twórczego myślenia lub burzę mózgów dla intensyfikacji możliwości wytworzenia jak najbogatszej gamy możliwości i dla dogłębnego przeanalizowania sytuacji. Przykładowy arkusz negocjacyjny porządkuje przygotowania do negocjacji. Opracowanie tych 15 kluczowych punktów może w znacznym stopniu przybliżyć negocjatora do osiągnięcia celów.

Arkusz Negocjacji (J. Thorn "How to negotiate better deals")