Brytyjska metoda na przejrzystość : PRINCE2

Artukuł został zamieszczony dzięki uprzejmości Centrum Rozwiązań Menedżerskich S.A. w Warszawie.

Wstęp

Truizmem jest twierdzenie, że za efektywne wykorzystywanie środków finansowych przedsiębiorstwa odpowiadają jego dyrektorzy. O ile jednak dyrektor produkcji i dyrektor marketingu i sprzedaży w swoich działaniach operacyjnych mogą bezpośrednio wpływać na sposób wykorzystywania tych środków, to dyrektor naczelny i finansowy zwykle wywierają swój wpływ, uczestnicząc w decydowaniu o przeznaczeniu środków na określone przedsięwzięcie oraz wtedy, kiedy dowiadują się, że realizacja zaplanowanego przedsięwzięcia pochłania znacznie więcej środków niż zaplanowano.

Wielu dyrektorów finansowych przekonało się osobiście, że w przypadku, kiedy w wyniku zbyt dużych kosztów inwestycji oraz opóźnienia przychodów, jakie w jej wyniku firma miała uzyskać, pojawiają się trudności z utrzymaniem płynności finansowej przedsiębiorstwa. A jak wiadomo, to nie brak zysku lecz trwały brak środków na regulowanie swoich zobowiązań jest przyczyną upadłości firm.

W takich przypadkach, by ratować wyniki firmy dyrektor naczelny i dyrektor finansowy muszą dokonywać cudów. Niestety, zwykle jest to bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Dlatego przejrzystość procesów związanych z realizacją wszelkich projektów ma dla nich szczególne znaczenie, gdyż pozwoliłaby im reagować wtedy, kiedy można podjąć skuteczne działania naprawcze.

Co pewien czas słyszymy o niepowodzeniach przedsięwzięć podejmowanych przez spółki giełdowe lub urzędy administracji publicznej. W przypadku spółek giełdowych często są to informacje o kolejnych korektach w dół planowanych wyników rocznych. Zwykle przyczynami takich korekt są opóźnienia realizacji inwestycji, znaczne przekroczenie planowanych kosztów, a także realizacja inwestycji nietrafionych, czyli takich, które pomimo zgodnej z planami realizacji nie przyniosły oczekiwanych korzyści. Wdrożenie nowego systemu informatycznego w ZUS jest także przykładem takiego niepowodzenia.

Z dużą dozą prawdopodobieństwa można stwierdzić, że przyczyna tych niepowodzeń jest taka sama. Jest to nieumiejętność skutecznego zarządzania przedsięwzięciami.

Przybliżając problematykę metodycznego zarządzania projektami na przykładzie metodyki PRINCE2™ autor chce przekonać dyrektorów firm, że wprowadzenie takiej metodyki jest kluczem do zapewnienia powodzenia podejmowanych przedsięwzięć oraz pozwoli dyrektorom finansowym wbudować w organizację mechanizmy ograniczające do minimum niebezpieczeństwo wystąpienia sytuacji krytycznych. Pozwoli im to także zabezpieczyć swoje organizacje przed skutkami złego zarządzania przedsięwzięciami, którego konsekwencje zawsze dotykają ich jako osoby odpowiedzialne za finansową kondycję przedsiębiorstwa.

W opracowaniu omówiono następujące zagadnienia

• Co rozumiemy pod pojęciami: przedsięwzięcie, projekt i program.
• Metodyczne zarządzanie projektami na przykładzie metodyki PRINCE2™.
• Procesy w zarządzaniu projektami i ich dokumentowanie.
• Związek pomiędzy metodycznym zarządzaniem projektami a ich powodzeniem.
• Nowy zawód menedżera projektów.
• Jak zapewnić, by podejmowane projekty (przedsięwzięcia) kończyły się sukcesem.