„Zarządzanie projektami w oparciu o metodykę PRINCE2” - podstawy

Projekty

Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu. Zgodnie z definicją projektem jest wdrożenie nowego systemu informatycznego, wprowadzenie nowej procedury organizacyjnej lub nowego programu przeciwdziałania bezrobociu.

Zarządzanie projektami

Do realizacji projektów stosuje się zarządzanie projektami. Dzięki wieloletnim doświadczeniom w zarządzaniu projektami stworzono zbiory zasad dotyczące sposobu wykonywania jakiejś pracy lub trybu postępowania prowadzącego do określonego celu nazywane metodykami.

Standardy zarządzania projektami

Do najbardziej znanych i popularnych w Polsce metodyk należą:

• amerykańska PMBOK®Guide,
• angielska PRINCE2
• szwajcarska ICB (IPMA Competence Baseline).

PRINCE2

Stworzona w 1989 metodyka PRINCE (Projects in Controlled Environments) stała  się standardem Rządu Wielkiej Brytanii dla zarządzania projektami IT. PRINCE2 - ostatnia wersja metodyki – dostarcza metody dla zarządzania wszystkimi typami projektów.

PRINCE2 zapewnia projektom:

• Zorganizowany i sterowany początek, - wszystko musi być właściwie zorganizowane i zaplanowane, zanim zacznie się to realizować;
• Zorganizowany i sterowany przebieg - należy zapewnić, by projekt przebiegał w zorganizowany i sterowany sposób;
• Zorganizowane i sterowane zakończenie - po osiągnięciu celu projektu, trzeba uporządkować niedokończone sprawy.

Budowa metodyki PRINCE2

Ogromna siła tej metodyki wynika z podejścia procesowego do przygotowania, wykonania i zamknięcia projektu.

Metodyka PRINCE2 składa się z procesów, komponentów i technik.

Procesy:

1. Uruchamianie Projektu
2. Inicjowanie Projektu
3. Strategiczne Zarządzanie Projektu
4. Sterowanie Etapem
5. Zarządzanie Zakresem Etapu
6. Zarządzanie Wytwarzaniem Produktu
7. Zamykanie Projektu
8. Planowanie

Komponenty:

1. Uzasadnienie Biznesowe
2. Organizacja
3. Zarządzanie Jakością
4. Zarządzanie Ryzykiem
5. Plany
6. Sterowanie
7. Zarządzanie Konfiguracją
8. Sterowanie Zmianami

Techniki:

1. Planowanie Oparte na Produktach
2. Kontrola Jakości
3. Zarządzanie Zmianami

Ważną cechą PRINCE2 jest koncentracja na Uzasadnieniu Biznesowym projektu (ang. Business Case), którego istnienie jest jedynym powodem realizacji i kontynuowaniu projektu.

Cechą pochodzącego z kraju o monarchistycznej tradycji PRINCE2 jest jasna i rozbudowana hierarchia szczebli decyzyjnych.

Za zarządzanie całym projektem odpowiedzialny jest Komitet Sterujący (ang. Project Board). Komitet Sterujący składa się z klienta, kogoś, kto może reprezentować stronę użytkownika, oraz kogoś reprezentującego dostawcę lub specjalistów. W PRINCE2 są oni nazywani odpowiednio – Klientem, Głównym Użytkownikiem i Głównym Dostawcą.

Kierownik projektu jest odpowiedzialny za bieżące zarządzanie działaniami w trakcie trwania każdego etapu projektu. Kierownik projektu regularnie raportuje Komitetowi sterującemu, informując go o postępach prac oraz wskazując na problemy, które może przewidzieć.

Zapewnienie niezależnego spojrzenia na to, jakie są postępy projektu, należy do obowiązków Nadzoru projektu.

Do pomocy Kierownikowi projektu służy Wsparcie Projektu.

Metodyka wyjaśnia jak:

• zarządzać ryzykiem – określać, co może pójść źle, i zaplanować co zrobić, jeśli do tego dojdzie,
• zarządzać jakością - sprawdzać jakość prac wykonywanych w projekcie, poprzez ich testowanie lub poprzez dokonywanie przeglądu,
• sterować zmianami w projekcie - wpływem zmian na projekt, aby zapobiec skierowaniu projektu w niewłaściwym kierunku.

PRINCE2 stanowi kompleksowe rozwiązanie, które łatwo daje się dopasować do szczególnych potrzeb organizacji w zakresie dowolnych projektów: telekomunikacyjnych, informatycznych, marketingowych itd.